Con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013, pubblicato sulla G.U. Serie Generale n. 59 del 12 marzo 2014, sono state approvate le regole tecniche in materia di sistema di conservazione dei documenti ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'Amministrazione Digitale di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.

In base all'articolo 2, comma 2 del C.A.D. le disposizioni del presente codice si applicano alle pubbliche amministrazioni di cui all'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, nel rispetto del riparto di competenza di cui all'articolo 117 della Costituzione, nonché alle società, interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione, come individuate dall'Istituto nazionale di statistica (ISTAT) ai sensi dell'articolo 1, comma 5, della legge 30 dicembre 2004, n. 311.)

Gli Enti Gestori devono individuare un responsabile della conservazione e un responsabile della sicurezza dei dati.

Ai sensi dell'articolo 7, comma 3 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013, nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del responsabile della conservazione è svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato.